Proteger un documento garantizando su confidencialidad no es una tarea sencilla. El método más utilizado consiste en cifrar el documento de manera que sea necesario introducir una contraseña para desprotegerlo y poder acceder a su contenido. Si la contraseña utilizada es lo suficientemente robusta, compleja y larga podemos tener la garantía de que el documento sólo podrá ser accesible para su titular (si éste es el único conocedor de la contraseña).

Sin embargo, ¿qué ocurre cuando necesitamos obtener una copia impresa de este documento y utilizamos para ello una impresora compartida ubicada lejos de nuestro puesto de trabajo?

Evidentemente, antes de imprimirlo debemos desproteger el documento mediante la utilización de la contraseña correspondiente, pero… ¿nos aseguramos de alguna manera que cuando enviamos el documento a la impresora no se encuentre delante otra persona que pueda observar e incluso recoger el documento?

No es un caso aislado que una persona vaya a recoger su trabajo de impresión y por error se lleve documentación correspondiente a trabajos enviados antes o después que el suyo por otras personas que aún no han ido a recoger el trabajo a la impresora.

En general, la persona que por error recoge el trabajo, al comprobar que el documento “confidencial” no es el suyo no suele comunicarlo y en el mejor de los casos no lo leerá y lo eliminará lo antes posible.

Por otro lado, la persona que envió el trabajo confidencial a la impresora y al ir a recogerlo no lo encuentra en la bandeja de salida, tampoco es probable que pregunte por el mismo, y en general puede pensar que el trabajo no ha llegado a la impresora o se ha perdido en la cola de impresión. En este caso lo habitual es volver al puesto de trabajo y solicitar una nueva copia del mismo a la impresora.

¿Cómo deberíamos actuar ante estas situaciones?

Las impresoras más avanzadas guardan los documentos, antes de imprimirlos, en buzones protegidos por contraseñas.

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