Ante el auge que han tenido las redes sociales como Facebook o Twitter en el mundo de los negocios, es necesario prestar atención a la información que por estos medios se divulga

De acuerdo con Symantec Corp., compañía líder en soluciones de seguridad, almacenamiento y gestión de sistemas, quien reveló los hallazgos de su encuesta rápida sobre protección de redes sociales 2011, las empresas que no protegen la información de su negocio que está en las redes sociales ponen en riesgo su reputación y pueden enfrentar altos costos legales.

La encuesta que examinó de qué manera se protegen las organizaciones de las consecuencias negativas del uso de las redes sociales como Facebook, Twitter y otros foros en línea, arrojó resultados que pueden llegar a ser preocupantes para muchos empresarios.

Según los resultados del estudio, “una empresa típica enfrentó nueve incidentes relativos a las redes sociales durante el año pasado, como la exposición pública de información confidencial por parte de empleados y el 94 por ciento sufrió consecuencias negativas entre las que se incluyen daño a su reputación, pérdida de la confianza del cliente, pérdida de datos y pérdida de ingresos”.

La encuesta que incluyó a 1,225 participantes de 33 países en América del Norte, Europa, Medio Oriente y África (EMEA), Asia -Pacífico y América Latina ( incluidos Argentina, Brasil, Colombia y México), observó que el 82 por ciento de las empresas, como mínimo, está analizando la implementación de soluciones de archivo para recolectar, conservar y descubrir información comercial importante transmitida a través de las redes sociales, junto a otras medidas como establecer políticas para el uso de las redes sociales y programas de capacitación para empleados.

La encuesta detectó que los tres principales incidentes en las redes sociales que enfrentó una empresa típica durante el año pasado fueron:

  • Empleados que comparten demasiada información en foros públicos (46 %)
  • La pérdida o exposición de información confidencial (41 %)
  • Mayor exposición a litigios (37 %)

A medida que las organizaciones comparten cada vez más información sobre negocios en las redes sociales para comunicarse con los clientes, socios y empleados, el riesgo de publicar información confidencial también aumenta. Por ello es cada vez más importante que las empresas tengan controles en funcionamiento para identificar que la información en dichas redes cumpla con los requisitos de registro abierto, las regulaciones de la industria y gubernamentales, y poder dar respuesta a una eventual  solicitud de eDiscovery.

El llamado eDiscovery, no es más que un procedimiento legal exigido actualmente en países como Estados Unidos, en donde las compañías deben asegurarse de que en caso de litigio, la información esté lo suficientemente ordenada para que esté disponible con inmediatez; es decir, en caso de necesitarse acceso a la información protegida, debe garantizarse que la extracción de la información sea posible de una manera rápida y acorde a unas directrices de conservación aséptica, en busca de que los procesos judiciales no se vean entorpecidos.

Aunque las leyes colombianas aun no contemplan este tipo de normas, dada la globalización y posible aplicación de normas como la conocida como “Ley Lleras”, cualquier empresa puede verse enfrentada a líos legales aun fuera de las fronteras de su negocio. Ante este tipo de posibles situaciones, Symantec recomienda a los empresarios:

  • Al igual que todas las comunicaciones corporativas, defina cómo utilizar las redes sociales y capacite a los empleados respecto de los contenidos adecuados que debe publicar.
  • Identifique y entienda los requisitos legales o regulatorios, e implemente políticas para atender las regulaciones que exigen conservar contenido de las redes sociales.
  • Utilice una solución de archivado para capturar y conservar automáticamente contenido de las redes sociales para los fines de eDiscovery.
  • Implemente una solución de prevención de pérdida de datos para ofrecer otra capa de protección y evitar que la información confidencial y de propiedad privada se filtre hacia fuera de la empresa a través de las redes sociales.

Fuente: LatinPymes